Что такое эдо
ЭДО избавляет от необходимости использовать бумажную форму документов и работает с документацией только в электронном виде. Функции он выполняет те же самые: формирует, редактирует, регистрирует, согласовывает, отправляет, хранит документы. Одна из важных функций — передача кодов маркировки через УПД в систему «Честный знак».
С помощью сервиса ЭДО можно передавать все типы документов – как неформализованные (договора, акты сверки, соглашения и т. д.), так и формализованные, то есть для которых законодательством РФ предусмотрены специальные форматы. К примеру, вот перечень форматов, утвержденных ФНС.
Юридическую силу ЭД придает усиленная квалифицированная электронная подпись. В соответствии с ФЗ №63, электронный документ, подписанный УКЭП, равнозначен своему бумажному варианту с рукописной подписью.
Если использовать неквалифицированную ЭЦП, потребуются дополнительные соглашения с контрагентами – о признании документов юридически значимыми. А неформализованный документ можно просто распечатать и подписать вручную. УКЭП же освобождает от лишних забот.
Для автоматизации небольших магазинов предприниматели часто выбирают товароучетный сервис и кассы от мтс. почему?
Здесь есть все инструменты для автоматизации розничной торговли:
Онлайн-кассы. Если у вас уже есть касса, мы можем установить на нее свое кассовое ПО.
Складской учет. Оприходование товаров, перемещение, списание, контроль и анализ остатков, заказы поставщикам и др. Решения по оптимизации ассортимента, снижению издержек становятся очевидными.
Онлайн-бухгалтерия. Есть интеграция с 1С-Бухгалтерия, Контур.Эльба, Мое дело.
Полный цикл работы с ЕГАИС, маркировкой и ФГИС “Меркурий”
Автоматизация документооборота.
Более 50 аналитических отчетов ─ выручка, прибыль, учет продаж, неликвиды, остатки (на определенную дату, за определенный период, по поставщикам) и другие.
Маркетинговые инструменты. Программы лояльности, скидки, акции и другие инструменты для повышения продаж.
Контроль остатков в интернет-магазине. Если вы дополнительно торгуете через интернет, то при подключении МТС Кассы к сайту, ТУ сервис учтет все продажи и автоматически будет обновлять остатки в интернет-магазине.
Оставьте заявку, и мы перезвоним вам и расскажем про решения от МТС подробнее
Оставить заявку
Дата публикации: 18.06.2021
Внутренний эдо
Без внутреннего документооборота сложно представить работающее предприятие. С его помощью осуществляются практически все процессы жизнедеятельности компании. Главная их особенность в том, что внутренние документы не покидают пределы компании, то есть передвигаются внутри нее.
Документы внутреннего документооборота:
- Приказы
- Уставы
- Заявления
- Протоколы совещания
- Инструкции
- Регламенты
- Служебные записки и т.д.
Таким образом, внутренний ЭДО регулирует работу сотрудников компании. Этот вид документооборота почти не регулируется государством, поэтому руководители могут устанавливать свои правила работы с ним.
Главные задачи внутреннего ЭДО:
- Увеличить скорость обмена документами и информацией между работниками.
- Упростить получение сведений из приказов и других нормативных актов.
Система позволяет фиксировать статусы документов на разных этапах, что позволяет руководителям эффективнее контролировать и оценивать работу. Внутренний ЭДО позволяет также вести учет времени и действий, осуществляемых по документам.
Из чего состоит электронный документооборот
В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:
- Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
- Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
- Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
- Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.
Как это реализуется на практике:
- Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
- Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
- Площадка фиксирует данные о документе.
- После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.
Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно.
Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.
При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.
При электронном документообороте:
Чтобы реализовать сотрудничество через электронный документооборот необходимо, чтобы обе стороны пользовались программным обеспечением, подключенным к какой-либо площадке документооборота. Или, как вариант, одна или обе стороны могут работать прямо в сервисе отправки-получения документов.
Изменения, касающиеся получения эцп в 2021-2022 годах
С 1 января 2022 г. УКЭП для ИП, юридических лиц и нотариусов будет бесплатно изготавливать только ФНС России. Однако, с 1 июля до 31 декабря 2021 года, действует переходный период и получить сертификат УКЭП в ФНС бесплатно можно уже в эти дни.
УКЭП для физических лиц, а также лиц, действующих от имени юридического лица по доверенности, можно будет получить с 01.01.2022 г. в коммерческих удостоверяющих центрах после их переаккредитации. Подробности здесь.
Изменения в законе об электронной подписи (ФЗ-476) здесь.
Выбрать оператора ЭДО и заключить договор с ним.
Различные операторы отличаются условиями и тарифами. На что еще стоит обратить внимание при выборе:
Наличие соглашения об уровне качества (SLA).
Интеграция с системой маркировки «Честный знак».
Возможность интеграции с учетной системой вашей компании.
Настроенный роуминг с другими операторами ЭДО. Пригодится, если ваш контрагент – клиент другого оператора.
Демо-доступ для проверки функциональности сервиса.
Процесс внедрения ЭДО у небольшого бизнеса занимает одну-две недели.
Сомневающимся в переходе на ЭДО, будет полезен калькулятор для расчета эффективности внедрения ЭДО в организации, размещенный на сайте ФНС. Можете воспользоваться.
Для малого бизнеса, который продает маркированные товары, разработан бесплатный сервис ЭДО Лайт. Он доступен в личном кабинете участника системы маркировки, позволяет обмениваться УПД между продавцами и покупателями и передавать коды маркировки в систему.
Как перейти на эдо
Если вы приняли решение отказаться от бумаги в пользу электронных технологий, надо:
Изменить учетную политику организации – прописать в ней факт работы с ЭД, подписанными УКЭП.
Составить схему существующего документооборота. После перехода на ЭДО все должно остаться неизменным, но только в электронном виде.
Выбрать техническое решение для внедрения СЭД внутреннего внутри организации: веб-версия или интеграция.
Система электронного документооборота (СЭД) – это компьютерная программа, которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие сотрудников (отправку уведомлений, выдачу заданий, передачу документов и т. п.).
Ее выбор основывается на потребностях компании, также играют роль стоимость системы, возможности, наличие техподдержки, опыт разработчиков, конкурентные особенности, степень согласованности с существующими в организации бизнес-процессами.
Веб-версия не соприкасается с информационными системами компании и подходит небольшому бизнесу, когда вы не работаете с документами каждый день.
Как правило, СЭД устанавливается на выделенный или существующий сервер компании и интегрируется с учетной системой организации. Тогда автоматизация документооборота будет привычном интерфейсе используемой программы.
Получить УКЭП.
Для этого вам надо обратиться в один из удостоверяющих центров (УЦ) с пакетом необходимых документов. Услуга платная. УКЭП требуется всем сотрудникам, которые подписывают документы.
Комплект УКЭП состоит из сертификата ЭП, записанного на защищенный носитель (похож на флешку), и специального ПО (иначе криптопровайдера), для защиты документов. Самый популярный криптопровайдер – КриптоПро. ПО устанавливается на конкретный компьютер или поставляется в составе сертификата ЭП. Подробно об ЭЦП и условиях ее получения мы писали в нашей статье.
ЭЦП бывает облачной и хранится на защищенном сервере в удостоверяющем центре. В этом случае вы не будете привязаны к рабочему месту, где установлена ЭП. Облачная ЭП доступна при наличии сети Интернет и может применяться везде, где требуется.
Как подключиться к электронному документообороту (эдо)?
Сервис ЭДО позволяет создать документ или загрузить готовый, подписать
квалифицированной электронной подписью и отправить контрагенту. В момент
передачи сервис проверяет документ и КЭП на соответствие требованиям.
Документооборот завершается, когда получатель подписывает документ или
отказывает в подписи.
На примере интерфейса сервиса СФЕРА Курьер
расскажем, что нужно, чтобы начать работу в сервисе межкорпоративного
ЭДО:
Загрузить сертификат КЭП в
личном кабинете
Перейдите в раздел «Электронные подписи» и
нажмите кнопку «Загрузить». Заполните
недостающие данные в блоках и сохраните. Снова нажмите кнопку «Загрузить» и
выберите сертификат КЭП. Подтвердите, что ознакомились с условиями
использования, и закройте окно настройки. Сертификат должен отображаться
в карточке пользователя в разделе «Пользователи». Если возникли проблемы,
проверьте сертификат Утилитой
Минкомсвязи РФ, аккредитацию УЦ и информацию во всех обязательных
полях.
Подключить контрагентов к
ЭДО
Если контрагент уже работает в сервисе ЭДО СФЕРА Курьер,
отправьте ему запрос в разделе «Запросы» или «Активные контрагенты» модуля
Контрагенты. Найдите компанию по ИНН и выберите способ приглашения (sms или
email). Если контрагента нет в списке, в разделе «Добавление контрагента»
нажмите «Контрагент не найден в списке». В открывшемся окне заполните данные о
компании и отправьте приглашение. Наши специалисты свяжутся
с ней для настройки ЭДО.
Настроить
маршруты
Это путь из последовательных этапов согласования,
которые проходит документ внутри организации.
В шаблонах маршрутов можно выбрать конкретный документ или нажать на панели
инструментов «Добавить». Если добавляете новый, укажите тип документа и
направление. В настройках заполните требуемые поля и этапы:
направление, контрагенты, атрибуты, приоритет, подписанта и др.
Создать и отправить
документ
В программе можно заполнить экранную
форму документа. Выберите типа документа и получателя. Заполните поля и
сохраните.
Можно загрузить готовый документ в формате
xml*:
Нажмите на панели управления кнопку «Новый документ» и выберите
файл. При сохранении система автоматически проверит файл на соответствие
формату, утвержденному законодательством РФ.
*Если вы настроили
интеграцию с другими сервисами, загрузка документов происходит
автоматически.
Документы «На основании» создаются только
для универсальных передаточных/корректировочных документов (УПД/УКД):
В
папках «Исходящие» или «Обработанные» откройте документ, для которого создаете
корректировку
или исправление. Нажмите «Добавить» и выберите нужное действие. Внесите
изменения и сохраните. Связь отображается в карточке основного документа в
разделе «Связанные документы».
Прочитать подробную
инструкцию по работе с личным кабинетом СФЕРА Курьер можно у
нас на сайте.
Преимущества эдо
Автоматизация делопроизводства заметно облегчает жизнь не только крупным компаниям, но и небольшим торговым точкам, избавляя их от огромного количества бумаг. ЭДО сегодня в тренде и по ряду других неоспоримых преимуществ:
Увеличение скорости обмена документами с контрагентами и скорости работы с документами внутри компании в разы (до 75%).
В современных реалиях много сотрудников работают удаленно, часто контрагенты находятся в других городах и даже странах. Поэтому обмен бумажными документами через почту или службы доставки иногда занимает дни, а электронными – всего несколько секунд. В крупных организациях затраты на печать и доставку бумаг составляют большую статью расходов.
Сокращение денежных расходов на печать, услуги курьеров, почтовую пересылку и помещения для хранения бумажных документов. На пересылку пакета документов компания тратит в среднем 40–50 рублей, с ЭДО отправка в 5–7 раз дешевле.
По закону срок хранения документов – не менее пяти лет. Поэтому архив, как правило, занимает большую площадь. Электронные документы хранятся на серверах и всегда доступны.
Увеличение скорости оплаты от контрагентов. У вас не будет кассового разрыва.
Структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве. Есть поиск по разным параметрам: контрагентам, названию, типу, дате и т. д., поэтому найти нужный документ можно в 5-10 раз быстрее.
Уменьшение влияния человеческого фактора. Отсутствуют ошибки за счет автоматического формирования документов.
Прозрачность. Круглосуточное отслеживание движения документов, всегда видна их стадия. Все действия контрагентов фиксируются. ЭДО внутри организации позволяет добавлять этапы обработки, ограничить область видимости для конфиденциальности, назначить ответственного за каждый этап.
Руководитель может в любой момент из любой точки мира осуществлять любые операции с ЭД, а также согласовывать и подписывать документы.
ЭЦП безопаснее рукописной. Подделать ее невозможно.
У сотрудников организации появляется единый подход к формированию и обработке документов (регистрация, согласование и т.д.), повышение исполнительской дисциплины. Их работоспособность вырастает на 25-50%.
Эдо для работы с маркированными товарами
Если вы ищите ЭДО, чтобы вести документооборот по приемке маркированных товаров, то вовсе не обязательно к этой системе подключаться напрямую и оплачивать тариф оператору.
Все чаще для работы с маркировкой предприниматели выбирают онлайн-кассы или товароучетные сервисы, которые уже интегрированы с ЭДО. Это дешевле и удобнее, а самое главное, избавляет от множества проблем, которые появились у розничных продавцов с введением обязательной маркировки.
Так вы сразу решаете вопросы с законом об онлайн-кассах, приемкой документов на маркированные товары от поставщика и экономите на внедрении ЭДО.
Например, если использовать решение, которое предлагает МТС Касса, можно будет принимать УПД прямо на кассе. В этом случае все УПД будут автоматически поступать в кассовый сервис, а товар окажется на балансе сразу после подписания документов электронной подписью.
Процесс приемки становится быстрее
Вы сможете сортировать и находить УПД по разным признакам (по поставщику, дате, виду продукции, статусу и т. д.).
Принимать товар агрегированными упаковками (коробками, пачками, паллетами, блоками). Достаточно будет считать штрихкод с самой упаковки: товароучетная система зарегистрирует каждую единицу товара с ее уникальным кодом.
Автоматически создавать возвратные документы и направлять их поставщику.
Вы защищаете свой бизнес от штрафов
Кассовый сервис МСТ проконтролирует МРЦ и возраст покупателя, что актуально для тех, кто торгует сигаретами.
Проверит подлинность поставки. На МТС Кассе достаточно отсканировать код маркировки товара из партии и кассовый сервис сам проверит его наличие в УПД.
Запретит продажи марок, которых нет на балансе.
Хотите узнать подробнее про решение МТС для работы с маркировкой? Оставляйте заявку, наш сотрудник вышлет вам презентацию.
Оставить заявку
Электронный документооборот между организациями
Электронный документооборот (ЭДО) между организациями — возможность сторонам обмениваться юридически значимыми электронными документами. Как это работает? Можно ли обмениваться скан-образами документов? Как составить соглашение с контрагентом о переходе на ЭДО? Разберем подробнее в статье.
Обмен электронными документами — один из эффективных способов взаимодействия между бизнес-партнерами. Компании могут обмениваться договорами, актами, накладными, коммерческими предложениями по электронной почте или в системе электронного документооборота. Первый способ имеет ряд ограничений, которые рассмотрим позже.
ЭДО регламентируют нормативно-правовые акты и законы:
- 63-ФЗ «Об электронной подписи»,
- 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
- 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»,
- приказы и письма ФНС,
- отдельные статьи Налогового, Гражданского и Арбитражного процессуального кодексов,
- постановления Правительства РФ и министерств.
Внутри компаний электронный документооборот регулируют положение и приказ об ЭДО, правила осуществления такого делопроизводства, инструкции и регламенты.
Основной элемент ЭДО — электронный документ. Его понятие дается в 149-ФЗ, где он определен как «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».
Юридическую значимость электронным документам дает электронная подпись (ЭП). В 63-ФЗ указано, что ЭП бывают трех видов: простая, неквалифицированная, квалифицированная. Только использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) гарантирует документации полную юридическую значимость без дополнительных соглашений и ограничений.
Кроме того, универсальные передаточные документы, товарные накладные ТОРГ-12, счета-фактуры, акты о расхождении ТОРГ-2 и акты выполненных работ или оказанных услуг должны обладать обязательными реквизитами и соответствовать утвержденным ФНС форматам. Остальные документы передаются в произвольных форматах.
В сервисах ЭДО документы сразу формируются, обрабатываются и передаются в электронном виде и не дублируются на бумаге. Отправка сведений по телекоммуникационным каналам связи ускоряет согласование и подписание, заключение сделок, получение оплаты, сокращает дебиторскую задолженность.
Также среди преимуществ систем ЭДО:
- Снижение непроизводственных расходов. Бумажный документооборот предполагает затраты на канцелярию, расходные материалы, печать, доставку, содержание архива. ЭДО сокращает эти траты в разы и окупается за счет большей производительности труда.
- Оптимизация рабочего процесса. Электронные документы не нужно распечатывать, сканировать, отправлять почтовой или курьерской службой, относить в архив. Не придется и долго искать в хранилище нужный договор. Это ускоряет поставки, приемку товара и получение закрывающих актов.
- Контроль делопроизводства. Статус бумажной документации невозможно точно отследить: она может затеряться в процессе долгих согласований, пропасть по пути к адресату или случайно оказаться в другом подразделении. В системе ЭДО пользователи видят состояние каждого документа. Это помогает сотрудникам соблюдать дедлайны, а руководителям — оценивать исполнительность коллектива и оперативно обрабатывать данные.
Сервис ЭДО Контур.Диадок проводит форматный контроль для формализованных документов. Благодаря корректному заполнению исчезает потребность в изменениях и новом круге документооборота с бизнес-партнером.
Для того чтобы перейти на электронный документооборот с контрагентом, сперва следует договориться с ним об этом. В этом поможет письмо о переходе на ЭДО, которым можно передать бизнес-партнеру соответствующее предложение. Укажите в обращении законодательную возможность ЭДО, отметьте преимущество цифрового делопроизводства перед бумажным, сообщите о том, как контрагенту внедрить ЭДО.
Также потребуется:
- выбрать оператора и систему электронного документооборота, заключить соответствующий договор,
- приобрести сертификат электронной подписи, средство криптографической защиты,
- подключиться к сервису ЭДО, активировать ЭП,
- обучить сотрудников.
В Диадоке пользователи обмениваются любыми документами: формализованными счетами-фактурами, УПД, актами выполненных работ, неформализованными соглашениями, договорами, уведомлениями, претензиями. Приобрести КЭП можно в Удостоверяющем центре Контура.
Компании могут обмениваться документами в виде скан-образов — цифровых версий бумажных документов. Они создаются путем сканирования оригиналов и сохраняются на компьютере или флеш-накопителе в виде изображения формата pdf, jpg или png. С этого начинался онлайн-документооборот между организациями, когда появились первые почтовые сервисы.
У обмена документацией в виде скан-образов есть плюсы. Для него не нужны специальные программы, оплата услуг — документооборот происходит по электронной почте. Однако недостатки существенны:
- Небезопасная передача данных. Сведения в результате взлома почты могут быть перехвачены мошенниками или конкурентами. В системе ЭДО это невозможно, ведь передаваемые данные шифруют, а доступ к файлам открыт только для конкретных сотрудников.
- Затраты трудовых ресурсов. Сперва работники создают и оформляют бумажный документ, затем сканируют его, сохраняют на ПК или другом устройстве, заходят в почтовый сервис, отправляют нужному получателю. Контрагенту для работы с документом придется его распечатать, а при необходимости отправить обратно — повторить те же действия. С ЭДО сотрудники освобождаются от бумажной рутины и направляют силы на актуальные задачи.
- Низкая скорость документооборота. Потребность в распечатке и сканировании документов, а также дальнейшей работе с ними, как с обычными бумажными, замедляет процессы. В сервисе ЭДО получить, согласовать и подписать документ можно за пару минут.
- Спорный статус. Для того чтобы цифровая версия документа имела юридическую силу, ее нужно либо подписать КЭП, либо заключить между сторонами специальное соглашение о признании юридической значимости скан-образов. Документооборот в системе ЭДО Диадок обладает юридической значимостью без каких-либо оговорок, поскольку документы подписываются КЭП.
- Управленческие сложности. При передаче данных по email невозможно отследить получение документа, его статус. Файл может не дойти до адресата вследствие технического сбоя на почтовом сервисе или затеряться среди других писем. С ЭДО таких проблем нет: каждый этап согласования и подписания виден в системе и фиксируется в протоколе действий.
Из-за этих недостатков компании прибегают к обмену документацией в виде скан-образов в основном для передачи второстепенных данных, например необходимых для решения текущих хозяйственных задач. Нередко цифровые версии дублируют бумажные, когда оригинал отправляется путем почтовой или курьерской доставки.
В Диадоке документы имеют юридическую значимость, их можно представлять в контролирующие госорганы и суд. Благодаря хранению в единой базе вы сможете быстро находить и выгружать нужную документацию, не беспокоясь о конфиденциальности и безопасности данных.
ЭДО между контрагентами происходит по схожей схеме. Сперва компания-отправитель создает первичные документы. Их можно сформировать прямо в сервисе электронного документооборота, загрузить с компьютера или отправить из учетной системы. Затем отправитель подписывает документы квалифицированной электронной подписью, и контрагент видит это в сервисе.
На этом этапе файлы проходят через оператора ЭДО — специальную организацию, которая предоставляет услуги по обмену данными по телекоммуникационным каналам связи. Оператор:
- проверяет действительность и подлинность сертификата КЭП,
- сверяет соответствие формата требованиям ФНС,
- фиксирует дату получения в подтверждении оператора,
- передает отправителю подтверждение даты получения, а получателю — подтверждение даты отправки,
- отправляет файл адресату.
Получатель видит переданный документ в личном кабинете сервиса ЭДО или сразу в учетной системе, если они интегрированы. Затем либо согласовывает и подписывает документ, либо отклоняет его. При необходимости отправитель вносит исправления и направляет корректирующий документ или создает новый и отправляет по той же схеме.
Для запуска ЭДО один его участник должен направить второму приглашение на обмен документами. В Диадоке это легко сделать в разделе «Поиск и приглашение» страницы «Контрагенты» — найти нужную компанию можно по названию или ИНН, доступна и массовая проверка. После того как партнер примет приглашение, он появится в разделе «Ваши контрагенты».
Контрагент может работать как в Диадоке, так и в системе ЭДО другого оператора. Во втором случае понадобится настройка роуминга. Есть два варианта:
Если в разделе поиска отмечено, что контрагент не подключен к ЭДО, приглашение на обмен электронными документами можно направить на почту. Получателю придет письмо с информацией о приглашении и инструкцией по подключению к Диадоку.
Также на странице «Контрагенты» отобразятся организации, которые искали или уже приглашают вас. Запрос можно принять или отклонить одним кликом. Приглашения, отправленные вами, значатся в разделе «Ожидается ответ».
При переходе на электронный документооборот контрагенты могут заключить дополнительное соглашение об ЭДО. При обмене через систему ЭДО и использовании КЭП оно необязательно — для начала работы в Диадоке достаточно устной договоренности и подключения к системе. Это регламентируется законом 63-ФЗ «Об электронной подписи», где сказано: документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, являются равнозначными бумажным, подписанным собственноручной подписью, и обладают полной юридической силой.
Соглашение придется заключить, если:
- документооборот происходит вне сервиса ЭДО, например по email,
- применяется простая или неквалифицированная электронная подпись,
- контрагент настаивает на этом пункте.
Такой документ не имеет утвержденного бланка и заключается по общим правилам составления дополнительных соглашений.
Опишем, какие пункты следует внести в соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами:
- цель заключения договора, его стороны, их реквизиты,
- дата и место составления,
- разъяснение терминов и определений — ЭДО, электронная подпись, оператор ЭДО и других,
- предмет соглашения,
- права и обязанности сторон,
- перечень документов, которыми стороны будут обмениваться в электронном виде,
- порядок применения электронной подписи и ответственность за сохранность ключей ЭП,
- особенности хранения документации,
- нормативно-правовое обеспечение электронного документооборота,
- порядок разрешения споров,
- срок действия соглашения,
- порядок изменения договора.
Укажите в соглашении, что признаете электронные документы равнозначными бумажным. Это гарантирует документации юридическую значимость, что необходимо для хозяйственной деятельности и разрешения судебных споров.
В договоре можно прописать, что обмен электронными документами будет вестись без подключения оператора ЭДО. Но это несет в себе риски, касающиеся безопасности, конфиденциальности данных, разрешения конфликтных ситуаций, хранения информации. Кроме того, согласно приказу Минфина РФ 05.02.2021 № 14Н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур…», счета-фактуры разрешено передавать только через операторов ЭДО.
Соглашение о применении ЭДО можно сформировать самостоятельно или скачать образец. Подписать его стороны могут через Диадок сразу в электронном виде.
Соглашение об обмене электронной документацией — не единственный документ для перехода на ЭДО. Также потребуются:
- договор с оператором ЭДО,
- приказ о внедрении системы электронного документооборота,
- положение об ЭДО.
Если в электронный вид переводятся первичные документы, то, согласно 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», необходимо внести изменения в учетную политику компании. Укажите возможность работы с электронной документацией, перечень документов, которые будут переходить в цифру, а также порядок их хранения и список сотрудников с правом подписи.
Система ЭДО Диадок помогает предприятиям быстро перейти на обмен электронными документами. В сервисе доступны разные опции для ведения ЭДО, что помогает настроить его под нужды учреждения, адаптировать под особенности бизнес-процессов. А главное — передавать данные быстро и безопасно.
В рамках ЭДО между организациями в Диадоке можно:
- Создавать и безопасно отправлять документы.
Электронный документ в Диадоке можно добавить с ПК, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Во встроенном редакторе есть подсказки для корректного заполнения документа, а перед отправкой Диадок проведет форматный контроль. Передача данных происходит по зашифрованному каналу, а КЭП гарантирует неизменность информации после подписания.
- Распределять входящие документы.
В Диадоке можно настроить маршрутизацию для поступающей документации. Документы могут перенаправляться в зависимости от указанных КПП или грузополучателя или уходить в назначенное подразделение. Также доступна опция, когда контрагент сам выбирает нужное подразделение вашей компании.
В Диадоке файлы хранятся на нескольких серверах, так что потеря данных исключена. При этом документы отражены в единой информационной базе, в которой можно за два-три клика найти требуемый акт или накладную. Это упрощает взаимодействие с поставщиками, клиентами и сдачу отчетности за год.
Также в Диадоке есть сервис для автоматизации процесса сверки взаиморасчетов — модуль Взаиморасчёты. С его помощью контрагенты могут сопоставлять акты сверки, выявлять расхождения и процент сходимости. Модуль представлен в двух решениях: веб-версии, работающей в любом браузере, и интеграционного модуля для 1С.
Для упрощения сверки нужно:
- загрузить акты сверки (при выборе модуля для 1С система автоматически заполнит акты по информации из учета),
- подождать несколько минут — модуль сопоставит данные, проверит корректность расчетов, выявит разногласия, зафиксирует задолженности,
- получить готовые акт сверки и протокол расхождений.
Документы подписываются в Диадоке КЭП и хранятся в архиве сверок. В Диадоке вы сможете поделиться результатами с контрагентом.
Для работы с электронными документами в учетной системе предприятия в Диадоке есть разные интеграционные решения:
- Модуль для 1С. Позволит обмениваться документацией с контрагентами или удаленными подразделениями организации из интерфейса 1С. Сведения будут автоматически переноситься из документов в 1С, что избавляет от ручного ввода, а значит, ошибок и расхождений.
- Диадок.Коннектор. Интегрирует Диадок с любой информационной системой, даже если у вас собственная разработка. Автоматизирует ручной труд при загрузке, выгрузке и других операциях с документами, допускает массовые действия. Лучше всего подходит для больших объемов документооборота.
- API Диадока. Предназначен для разработки собственного интеграционного решения. Ключ API даст возможность выполнять операции с электронными документами из вашей учетной системы.
С помощью дополнительной функциональности Диадока вы сможете настроить международный ЭДО, обмениваться своими типами документов, использовать шаблоны, дополнительную и трехстороннюю подпись. Все это поможет упростить бизнес-процессы, ускорить обработку потоков документации, улучшить сервис передачи закрывающих документов и повысить лояльность партнеров.
Внедрение электронного документооборота между организациями сделает сотрудничество более комфортным. ЭДО помогает не допускать ошибок, что выгодно скажется на взаимодействии с контрагентами и позволит избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов.