Как ограничить доступ к заполнению Google формы? — Хабр Q&A

Входящая задача

Нам нужно создать тестирование, которое будет собирать набор информации.

Фамилию и имя тестируемого.
Адрес электронной почты — это необходимо при опросе известных адресатов, когда им отправлена ссылка не по электронной почте, а в мессенджере. Данный пункт можно не использовать, если вы рассылаете опросник при помощи рассылки на электронную почту.
Сделать выпадающий список, в котором будет выбираться школа. Аналогичным образом можно сделать выбор класса, отдела, подразделения. Такой вариант необходим, чтобы тестируемый верно определил, кому он сдает тестирование. При ручном вводе данных в поле разные регистры или написания ответов будут по-разному структурироваться фильтрами в итоговой таблице.
Необходимо создать простой вопрос с одним вариантом правильного ответа.
Необходимо создать простой вопрос с несколькими вариантами правильных ответов.
Необходимо настроить балльную оценку тестируемого.
Тестируемый может несколько раз проходить тестирование. Эту функцию можно не использовать, если тестируемый будет единожды проходить тестирование. В случае, если вам нужно собирать данные регулярно (допустим, ежедневно) вы можете использовать многократный прием ответов. В этом случае ссылка будет неизменна, необходимо будет лишь напоминать тестируемым о необходимости заполнить форму.
Оценить количество прошедших тестирование.
Выгрузить данные в таблицу для дальнейшей обработки и оценки.

Как запретить доступ на редактирование формы

Формы Google

– удобный инструмент. В нем есть одна особенность, которая касается общего доступа. Когда Редактор Формы открывает публичную ссылку, то он видит кнопку редактирования

Может случиться так, что эту кнопку увидят те пользователи, которым это не нужно. Чаще всего это происходит тогда, когда Форма создается в папке, к которой назначен общий доступ. Выяснить,

кто же имеет права на документ

, возможно из меню самого документа. В режиме редактирования Меню – Пригласить соавторов

Похожее: Как оформить карту киевлянина - инструкция и необходимые документы | Факты ICTV

Или из окна Диска

Если в открывшемся окне Редакторами указаны только те лица, которым это нужно, то все в порядке.

Важно. Нет необходимости указывать доступ к Форме “для всех у кого есть ссылка” или “доступно в интернете”, т.к. ссылка на рабочую часть всегда доступна всем.

Как ограничить доступ к заполнению google формы?

Никак. Такой возможности не существует.

В пределах домена по подписке Google Workspace вы можете контролировать своих пользователей, но не больше.

Скорее всего, это связано со спецификой публичности и общедоступности Форм.

В таких случаях я советую создавать скрытое поле и каждому “спросившему доступ” отправлять ссылку на Форму с этим полем. Форма не станет закрытой, но вы узнаете, кто вам прислал ответ. Если значение будет пустым, то Форму прислал тот, кто доступа не спрашивал.

Шаг 1 — создание теста (формы)

Переходим в гугл-диск. Для этого нажмите кнопку с точками на панели сверху справа, перейдя по ссылке

Шаг 2. создание теста (формы)

Как и в любом документе в Гугл-диске, начало работы начинается с кнопки “Создать ” в верхней левой части экрана. Этой кнопкой создаются папки на Диске, создаются все документы.

Нажав кнопку Создать, вы увидите меню. В нем нужно выбрать пункт “Еще”.

Создать форму можно несколькими способами:

1. Создание пустой формы:

Создание формы по шаблону

— Повторите действия, указанные выше, до отметки 3, и вместо нее выполните отметку 3 . Вам откроется библиотека шаблонов, где вы можете выбрать наиболее подходящий шаблон. В дальнейшем его можно отредактировать под ваши нужды.

Мы создали пустую форму (тестирование).

Шаг 3. элементы управления

Первое, что нужно сделать — создать имя файла для формы. Это имя внутреннее, под ним форма будет храниться на Диске.

Имя создается, если щелкнуть по словосочетанию “Новая форма” в верхней левой части экрана.

В центре экрана находится поле с названием теста (формы). Его будут видеть тестируемые при выполнении. Изменим его на нужное.

Там же заполним описание к тесту (форме).

Далее автоматически создается первый блок вопроса.

В поле “Вопрос без заголовка” вам нужно вписать свой вопрос. Ниже переименовать Вариант 1 ответа на нужный. Если нужно добавить еще один вопрос — нужно нажать ниже “Добавить вопрос”. Также можно добавить вариант “Другое”, тогда в тесте появится текстовое поле, куда пользователь может внести любой иной ответ в произвольной форме.

Выпадающий список позволяет выбрать вид вопроса. В нашем случае автоматически создан вопрос с одним вариантом ответа. Если выпадающий список раскрыть, то можно выбрать иную форму вопроса.

Внизу блока есть кнопки:

“Копировать” — имеется в виду копировать весь блок.
“Удалить” — удалить весь блок
Обязательный вопрос и сдвижной переключатель. Он делает вопрос обязательным: не ответив на него, пользователь не сможет продолжить или закончить тестирование.
Дополнительные настройки “кнопка три точки” — позволяет добавить описание к ответу, перемешать ответы, выбрать вариант для ответа.

Справа от формы находится вертикальный блок кнопок, который позволяет (сверху вниз по кнопкам):

создать еще один блок вопросов
импортировать вопросы из уже созданной ранее формы (тестов)
добавить отдельный блок с названием и описанием
вставить изображение
вставить видео (Ютуб)
добавить раздел. В этом случае будет создана еще одна страница вопросов. Это удобно при создании нескольких тем в одной форме (тесте).

И заключительный блок элементов управления вверху страницы:

Слева направо:

Выбрать цветовую тему опросника. Это очень удобно при создании нескольких регулярных опросников — чтобы исключить путанницу у сотрудников можно при упоминании названия отчета также упоминать его цветовую форму. Это значительно облегчает коммуникацию и эффективность работы.
Просмотр. Позволяет в новой вкладке просмотреть готовый вариант формы на текущий момент без его публикации.
Настройки. Это важный элемент. Ниже он будет описан отдельно.
Кнопка “Отправить”. Этой кнопкой Вы отправляете опросник/форму/тест получателю.
Дополнительные параметры “кнопка три точки”. Там собраны элементы управления всей формой — сделать на основе формы шаблон, скопировать весь опросник, распечатать его и т.п.

Шаг 4. отправка теста (формы)

Отправка теста (формы) осуществляется путем нажатии кнопки “Отправить”. В открывшемся окне можно выбрать разные варианты отправки.

Отправка по электронной почте:

В поле “Кому” введите адреса получателей. В этом случае в закладке ответы, Вы будете видеть кто проголосовал, а кто еще не ответил на вопросы формы.

Так же форму можно сразу включить в тело письма.

Следующая закладка — отправить ссылку. В этом случае вы можете отправлять ее не только почтой, но и любым иным способом, в том числе через Мессенджер. Однако в этом случае вы будете вынуждены отслеживать ответивших самостоятельно.

Третий вариант — вставка на сайт. Это для более продвинутых пользователей. Позволяет встроить код с формой сразу в шаблон сайта.

Вы закончили создание формы.

Ссылка на тестовую форму, созданную при написании инструкции.

Шаг 4. создаем тест

Мы вводим имя файла на Диске
Вводим заголовок теста
Вводим описание теста
Вводим вопрос
Раскрыв выпадающий список выбираем пункт “Текст (строка)”

Получаем:

Активируем переключатель “Обязательный вопрос”. Теперь пользователь обязан ввести Фамилию и Имя, чтобы продолжить прохождение теста.

Добавляем второй вопрос нажав на верхнюю кнопку в правой вертикальной панеле элементов управления.

Сделаем этот вопрос необязательным не активируя переключатель внизу справа блока. Даже не ответив на этот вопрос, пользователь продолжит и сможет закончить тестирование.

Создаем еще один блок с единственным вариантом ответа

Добавляем блок с несколькими вариантами ответов

Тут мы также добавили вариант ответа “Другое”.

Теперь настраиваем баллы для правильных ответов. Переходим в пункт настройки в верхней правой части элементов управления (значок шестеренки). Переходим на закладку “Тест” и активируем переключатель. Нажимаем кнопку Сохранить и возвращаемся к списку наших вопросов.

Нажав на любое пустое место блока вопроса, активируем его. Слева внизу активируем блок ответов. Выбираем нужный нам ответ верным и назначаем количество баллов.

Нажимаем кнопку готово. Баллы назначены.

Теперь нам нужно настроить регулярность вопросов и сбор адресов электронной почты.

Опять переходим в пункт “Настройки” в верхней части элементов управления. Активируем нужные нам элементы настроек.

Переходим сразу в закладку “Презентации” и проверяем, что активирован пункт “Показывать ссылку для повторного заполнения формы”. Нажимаем кнопку “Сохранить”

Тест (форма) готов.

Элемент управления “настройки”

Закладка Общие и Презентация не должны вызвать каких-то вопросов. Важная вкладка “Тесты” — в ней вы можете настроить балльную оценку для каждого вопроса в форме. Для этого активируйте сдвижной переключатель “Тест” и Ваша форма перейдет в разряд теста.

После активации переключателя, нажмите кнопку “Сохранить” и перейдите к вопросам. Внизу блока вопроса появиться кнопка “Ответы”:

Нажав на нее, вы перейдете в режим установки верных ответов и начисления баллов за правильный ответ.

https://www.youtube.com/watch?v=a6h5bm9bnaw

Итак, давайте начнем выполнение поставленной в начале задачи.