Вход в личный кабинет Что важно помнить о сроках при передаче электронных документов
Обычно передача документов в налоговую в электронном виде производится налогоплательщиками по окончании каждого отчетного или налогового периода. По ТКС значительная их часть передает в инспекцию налоговую и бухгалтерскую отчетность.
Но есть и иные причины, по которым нужно подать документы в налоговую в электронном виде: налоговики могут запросить документы в ходе проверки (камеральной, выездной, встречной) или предложить пояснить данные декларации или внести в них исправления. Что же нужно учесть при подаче документов в электронном виде в инспекцию?
В первую очередь помнить о сроках:
- 10 рабочих дней предоставляется налогоплательщику для подготовки и сдачи документов, запрошенных в ходе налоговых проверок;
- 5 рабочих дней дается для подачи пояснений и исправления декларации (п. 3 ст. 88, п. 5 ст. 93.1 НК РФ);
Отсчет сроков нужно производить от даты получения требования из инспекции. Нарушение сроков чревато: за каждый непредставленный документ предусмотрен штраф 200 руб. (ст. 126 НК РФ).
Есть и другие сроки, о которых необходимо помнить. Например, для подачи по ТКС возражений на акт налоговой проверки у налогоплательщика есть 1 месяц (п. 6 ст. 100 НК РФ).
Если вы не отправили квитанцию о приеме электронного требования ИФНС о представлении документов, воспользуйтесь советами экспертов КонсультантПлюс и узнайте, можно ли избежать ответственности. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите материал.
Приказ фнс № ммв-7-2/149@: как взаимодействовать с инспекторами электронно (что и как отправить им в ответ на их электронные запросы)
В приказе вы не найдете описания того, как отправить документы в налоговую в электронном виде. Но он устанавливает порядок электронного взаимодействия контролеров и налогоплательщиков. С помощью рисунков представим основные положения приказа.
Участники информационного обмена
На рисунке ниже представлены все участники информационного обмена при направлении документов по ТКС:
Порядок электронного документооборота
Электронные документы из ИФНС передаются налогоплательщику через оператора ЭДО с соблюдением следующего порядка:
Все процедуры уложены в строгие календарные рамки:
- 1 день есть у налоговиков, чтобы перевести бумажный документ в электронный и отправить адресату;
- 1 день отведен оператору ЭДО, чтобы подтвердить налоговикам дату отправки налогоплательщику электронного документа;
- 6 дней дается налогоплательщику, чтобы отправить квитанцию через оператора ЭДО о приеме электронного документа (этот срок закреплен и в п.5.1 ст. 23 НК РФ).
Нарушение срока грозит блокировкой расчетного счета (подп. 2 п. 3 ст. 76 НК РФ).
Требования к оформлению и хранению электронных документов
Недостаточно просто обмениваться электронными документами с налоговыми органами. Документы нужно не только правильно оформлять, передавать или принимать, но и обязательно подписывать их КЭП и хранить. А также с установленной законом периодичностью проверять их поступление:
Какие документы могут участвовать в электронном налоговом документообороте
В приказе перечислено 48 видов налоговых документов, которые могут направляться налогоплательщикам в электронном виде по ТКС. Перечислим основные:
Минфин и ФНС по отдельным электронным документам выпускает специальные разъяснения. Например, их совместным приказом от 27.02.2020 № ММВ-7-8/200@ утвержден порядок направления налогоплательщику требования об уплате налога (сбора, страховых взносов) в электронной форме по ТКС.
Веб и мобильные сервисы
Электронные заказные письма (ЭЗП) — это сервис, который позволит любому желающему отказаться от получения бумажных уведомлений и начать получать юридически значимые письма в электронном виде. Пока в электронном виде можно получать следующие сообщения:
- Постановления о нарушениях в области дорожного движения в Москве, Санкт-Петербурге, Ханты-Мансийском АО, Белгородской, Брянской, Волгоградской, Владимирской, Воронежской, ЕАО, Ивановской, Иркутской, Калининградской, Кемеровской, Кировской, Костромской, Курганской, Курской, Ленинградской, Московской, Мурманской, Нижегородской, Новгородской, Омской, Оренбургской, Пензенской, Псковской, Ростовской, Рязанской, Самарской, Саратовской, Свердловской, Тверской, Тульской, Тюменской, Ульяновской, Челябинской и Ярославской областях, в Алтайском, Камчатском, Краснодарском, Красноярском и Пермском крае, в Республиках Бурятия, Калмыкия, Карелия, Коми, Марий Эл, Мордовия, Саха (Якутия) и Удмуртия.
- Постановления о возбуждении исполнительного производства в Москве, Санкт-Петербурге, Амурской, Архангельской, Астраханской, Брянской, Владимирской, Волгоградской, Вологодской, Ивановской, Калининградской, Калужской, Кировской, Костромской, Курганской, Липецкой, Московской, Оренбургской, Орловской, Пензенской, Псковской, Ростовской, Рязанской, Самарской, Саратовской, Сахалинской, Свердловской, Смоленской, Тамбовской, Томской, Тульской, Тюменской, Ульяновской и Челябинской областях, в Забайкальском, Краснодарском и Ставропольском крае, в Республиках Адыгея, Алтай, Башкортостан, Кабардино-Балкария, Карачаево-Черкесия, Карелия, Марий Эл, Мордовия, Саха (Якутия), Северная Осетия, Татарстан, Тыва, Удмуртия, Хакасия и Чувашия.
- Судебные извещения в Москве, Санкт-Петербурге, Чукотский АО, Астраханской, Белгородской, Брянской, Владимирской, Волгоградской, Вологодской, Воронежской, ЕАО, Иркутской, Кемеровской, Кировской, Костромской, Курганской, Курской, Липецкой, Московской, Мурманской, Нижегородской, Новгородской, Новосибирской, Оренбургской, Ростовской, Самарской, Саратовской, Свердловской, Тамбовской, Томской, Тульской и Тюменской областях, в Алтайском, Забайкальском, Камчатском, Краснодарском, Красноярском, Пермском, Приморском, Ставропольском и Хабаровском крае, в Республиках Башкортостан, Бурятия, Ингушетия, Кабардино-Балкария, Коми, Татарстан и Удмуртия.
- Постановления от Центрального МУГАДН об административных правонарушениях по государственной системе «Платон» по всей территории России.
- Уведомления из Пенсионного фонда РФ в Иркутской, Новосибирской, Ростовской и Тверской областях, в Забайкальском крае, в Республиках Бурятия, Саха (Якутия), Тыва и Чувашия.
- Уведомления Департамента городского имущества г. Москвы.
- Постановления Административных комиссий г. Казани.
- Уведомления Администрации г. Южно-Сахалинск.
- Уведомления от других государственных структур в Москве, Санкт-Петербурге, Ненецкий АО, Ханты-Мансийский АО, Амурской, Архангельской, Астраханской, Белгородской, Владимирской, Волгоградской, Вологодской, Воронежской, Иркутской, Калужской, Калининградской, Кировской, Костромской, Курганской, Курской, Липецкой, Московской, Мурманской, Нижегородской, Омской, Орловской, Пензенской, Псковской, Ростовской, Саратовской, Сахалинской, Свердловской, Тамбовской, Томской, Тульской, Тюменской и Челябинской областях, в Алтайском, Краснодарском, Красноярском, Пермском, Приморском и Хабаровском крае, в Республиках Адыгея, Алтай, Бурятия, Карелия, Коми, Марий Эл, Саха (Якутия), Татарстан, Тыва, Удмуртия, Хакасия и Чувашия.
- Уведомления от юридических лиц в Москве, Санкт-Петербург, Ненецкий АО, Ханты-Мансийский АО, Амурской, Архангельской, Астраханской, Белгородской, Брянской, Владимирской, Волгоградской, Вологодской, Воронежской, Ивановской, Иркутской, Калининградской, Калужской, Кемеровской, Костромской, Курганской, Курской, Ленинградской, Липецкой, Московской, Мурманской, Новгородской, Новосибирской, Нижегородской, Омской, Оренбургской, Орловской, Пензенской, Псковской, Ростовской, Рязанской, Самарской, Саратовской, Сахалинской, Свердловской, Смоленской, Тамбовской, Тверской, Томской, Тюменской, Челябинской и Ярославской областях, в Алтайском, Забайкальском, Краснодарском, Красноярском, Пермском, Приморском, Ставропольском и Хабаровском крае, в Республиках Адыгея, Башкортостан, Ингушетия, Карелия, Коми, Мордовия, Саха (Якутия), Северная Осетия, Тыва, Удмуртия, Хакасия, Чечня и Чувашия.
Преимущества при подключении к сервису:
- гарантия доставки;
- моментальное получение;
- возможность оплаты со скидкой;
- юридическая значимость письма, аналогичная бумажному;
- sms-извещение.
Подключение к сервису абсолютно бесплатно и не является обязательным – граждане вправе выбирать, каким способом получать адресованные им документы. Если адресат не имеет возможности получать письма в электронном виде, такие письма распечатываются и доставляются обычным способом в установленном законодательством порядке.
Регистрируйтесь сейчас, и даже если отправители из вашего региона еще не подключились, как только они появятся – вы автоматически начнете получать письма в электронном виде.
Также любой зарегистрированный пользователь имеет возможность отправить заказное письмо в адрес госорганов, организаций и частных лиц из личного кабинета https://zakaznoe.vhod-v-lichnyj-kabinet.ru/ и через мобильное приложение Почты России.
Подключить услугу
Как подать электронные документы
Другой важный вопрос, который должен решаться при подаче электронных документов в налоговую, — это способ их представления. Документы в электронной форме могут направляться в инспекцию по ТКС через оператора ЭДО или через личные кабинеты налогоплательщиков (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Можно ли представить в электронной форме бумажные первичные документы? Да, это позволяет п. 2 ст. 93 НК РФ — в виде электронных образов, созданных путем сканирования с сохранением их реквизитов по установленным форматам. Этой же статьей кодекса предусматривается, что если истребуемые электронные документы передаются по ТКС, то их нужно заверить усиленной КЭП проверяемого лица или его представителя.
Приказом от 18.01.2020 № ММВ-7-6/16@ ФНС утвердила формат описи документов, которая сопровождает электронный документооборот между налоговыми органами и налогоплательщиками (он вступил в силу с 15.01.2020, п. 1.1 приказа ФНС от 27.12.2020 № MMB-7-6/1096@).
Не связанные с предпринимательской деятельностью физлица тоже могут подать документы в электронной форме. К примеру, гражданин может приложить к электронной декларации 3-НДФЛ скан-образы подтверждающих документов при заявлении имущественного или социального вычета. Подписанные электронной подписью сканы вместе с декларацией уйдут в инспекцию в электронном виде.
В любом случае налоговики оставляют за собой право ознакомиться с подлинниками документов.
Какие есть бесплатные электронные сервисы взаимодействия с налоговиками
Среди сервисов по отправке электронных документов в налоговую можно назвать:
Налоговики предоставляют налогоплательщикам множество других бесплатных сервисов. Они не позволяют взаимодействовать с налоговиками по вопросам обмена электронными документами, но помогают решать иные важные практические задачи (к примеру, «Проверь себя и контрагента», «Онлайн-запись на прием в инспекцию», «Узнать о жалобе» и другие).
Когда возможна, а когда обязательна отправка документов в налоговую в электронном виде
Документооборот между налоговыми органами и налогоплательщиками огромен. Это не только сдача регулярной налоговой отчетности, но и разного рода ответы на запросы, уведомления, представление документов, требований и др. Постепенно уходят в прошлое те времена, когда налогоплательщику нужно было с каждой бумажкой бежать к инспектору или привозить ему на грузовике коробки с подтверждающими документами.
Хотя и запрета на бумажный документооборот законодательство не содержит. Большинство бумаг контролеры и сейчас примут в бумажном виде. Обязательная отправка документов в налоговую в электронном виде предусмотрена только в определенных случаях. К примеру, подача деклараций по НДС и связанных с этим налогом документов (книг покупок и продаж, журнала учета счетов-фактур), а также отправка налоговикам пояснений по НДС-отчетности возможна только в электронной форме (за редким исключением).
Узнайте об этом подробнее на нашем сайте:
Каков порядок представления документов, истребуемых налоговым органом? Ответ на этот вопрос узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К , получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Другие виды налоговой отчетности налоговики принимают и в электронной форме, и в бумажной. Все зависит от того, какая численность работников у налогоплательщика, который отправляет отчет (п. 3 ст. 80 НК РФ). При этом простые граждане могут общаться с контролерами и подавать им какие-либо документы самыми разнообразными способами:
- через личный кабинет налогоплательщика;
- придя непосредственно в инспекцию;
- отправив документы почтовым отправлением.
Важно помнить об основном правиле: если вы сдали декларацию электронным способом, то и в дальнейшем взаимодействие с контролерами по этому налоговому отчету должно происходить электронно. Это правило следует из приказа ФНС от 15.04.2020 № ММВ-7-2/149@. На этом документе остановимся подробнее.
Как представить в ИФНС истребованные электронные документы, составленные не по установленным форматам, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Путеводитель по налогам.
Ответы на часто задаваемые вопросы по сервису «личный кабинет»
Можно ли личным кабинетом пользоваться с разных компьютеров?
Возможно ли вести (продолжать) делопроизводство через «Личный кабинет» по уже поданной заявке?
Будут ли направляться письма от экспертов ФИПС на почтовый адрес как дублирующие?
По каждой заявке нужно посылать все 5 листов ходатайства (т.е. документ целиком)?
Подключение одного личного кабинета возможно для нескольких заявок на товарные знаки одновременно или на каждую заявку должен создаваться отдельный личный кабинет?
Компания является представителем заявителей, т.е. будет 10 личных кабинетов для 10 разных заявителей?
Когда ждать сообщение, содержащее данные для авторизации в ЛК, на указанный e-mail?
Чем отличаются ходатайство о предоставлении доступа к сервису «Личный кабинет» и ходатайство о ведении переписки через сервис «Личный кабинет» по заявке?
Граждане каких стран могут пользоваться сервисом Личный кабинет?
Могут ли патентные поверенные Украины использовать сервис ЛК?
Можно ли через Личный кабинет вести переписку по регистрациям?
Нужно ли дублировать отправленную через Личный кабинет корреспонденцию документами на бумаге?
Нужно ли сообщать о замене электронного ключа?
Где можно посмотреть перечень удостоверяющих центров для получения электронной подписи?
Какие требования предъявляются к электронной подписи для работы в ЛК ФИПС?
У нас уже есть электронная подпись, полученная в удостоверяющем центре. Она подходит для работы в ЛК ФИПС?
1. Что необходимо для получения личного кабинета?
Направить в ФИПС правильно оформленное ходатайство с указанием объекта делопроизводства (номера заявки или дела возражения, или названия заявленного объекта, если ходатайство подается одновременно с подачей заявки).
2. В каком виде подавать ходатайство на подключение к личному кабинету?
Ходатайство подается в бумажном виде по почте.
3. Платная ли услуга «Личный кабинет»?
Услуга по подключению к сервису “Личный кабинет” бесплатная.
4. Можно ли личным кабинетом пользоваться с разных компьютеров?
Пользоваться можно с любого устройства с выходом в Интернет.
5. Возможно ли вести (продолжать) делопроизводство через «Личный кабинет» по уже поданной заявке?
Да, возможно. Для этого необходимо направить ходатайство с указанием номера поданной ранее заявки.
6. Будут ли направляться письма от экспертов ФИПС на почтовый адрес как дублирующие?
В настоящий момент исходящая корреспонденция будет направляться по адресу для переписки и в Личный кабинет. В дальнейшем (точная дата будет указана на сайте ФИПС) переписка будет вестись только через сервис «Личный кабинет» за исключением случаев, оговоренных в п. 3.4 Ходатайства.
«3.4. Оригиналы документов, подготовленные в процессе предоставления государственной услуги без использования усиленной квалифицированной электронной подписи должностного лица Роспатента или ФИПС, направляются также почтовым отправлением в установленном порядке по адресу для переписки, указанному заявителем или его представителем».
7. По каждой заявке нужно посылать все 5 листов ходатайства (т.е. документ целиком)?
Да.
8. Подключение одного личного кабинета возможно для нескольких заявок на товарные знаки одновременно или на каждую заявку должен создаваться отдельный личный кабинет?
Личный кабинет создается один: лицу, имеющему право вести переписку по данной заявке. В Личном кабинете может находиться неограниченное число заявок, по которым указанное лицо ведет переписку с ФИПС. При этом, следует учесть, что для ведения переписки по заявке через Личный кабинет нужно направить ходатайство по каждой заявке. Не допускается указание нескольких заявок в одном ходатайстве.
9. Компания является представителем заявителей, т.е. будет 10 личных кабинетов для 10 разных заявителей?
Личный кабинет, в этом случае, будет создан один и на имя представителя по тем заявкам, по которым представитель уполномочен вести переписку и подал соответствующее ходатайство о создании личного кабинета.
10. Когда ждать сообщение, содержащее данные для авторизации в ЛК, на указанный e-mail?
Данное сообщение направляется в течение одного месяца со дня поступления настоящего ходатайства в ФИПС (п.3.2 Ходатайства).
11. Чем отличаются ходатайство о предоставлении доступа к сервису «Личный кабинет» и ходатайство о ведении переписки через сервис «Личный кабинет» по заявке?
Если у Вас еще нет Личного кабинета на сайте ФИПС, то при первичном обращении для создания Личного кабинета необходимо проставить отметку в квадрате «Прошу предоставить доступ…» и далее указать номер заявки, по которой будет осуществляться переписка через Личный кабинет.
Если же Вам уже предоставлен доступ к сервису «Личный кабинет», то для дополнения Личного кабинета дополнительными объектами делопроизводства, по которым Вы хотите также вести переписку через Личный кабинет, Вам необходимо проставить отметку в квадрате «Прошу вести переписку …», указать идентификаторы пользователя и далее указать номер заявки, по которой Вы хотите вести переписку.
Прошу предоставить доступ к сервису «Личный кабинет» для ведения переписки, связанной с предоставлением Роспатентом государственной услуги
(отметка в боксе проставляется при первичном обращении за предоставлением авторизованного доступа к сервису «Личный кабинет»)
Прошу вести переписку через сервис «Личный кабинет» в связи с производством
(указывается идентификатор пользователя «Личного кабинета» при его наличии)
12. Граждане каких стран могут пользоваться сервисом Личный кабинет?
Сервисом «Личный кабинет» могут воспользоваться заявители и их представители, имеющие право в соответствии с законодательством РФ и международными соглашениями вести переписку по заявке.
13. Могут ли патентные поверенные Украины использовать сервис ЛК?
Возможность прямого обращения в Роспатент для лиц, проживающих на территории Украины, определена Соглашением. При этом следует иметь в виду, что патентный поверенный Украины вправе представлять интересы только национальных заявителей, полномочия патентного поверенного Украины должны быть подтверждены представлением доверенности.
Любое лицо, проживающее на территории Украины, включая патентного поверенного Украины, может воспользоваться «Личным кабинетом» для ведения переписки по поданной ранее заявке.
14. Можно ли через Личный кабинет вести переписку по регистрациям?
Переписка с использованием сервиса Личный кабинет возможна только по заявкам. Подача заявлений в электронной форме по услугам связанным с регистрациями возможна через Единый портал государственных и муниципальных услуг https://www.gosuslugi.ru/structure/10000001245
15. Нужно ли дублировать отправленную через Личный кабинет корреспонденцию документами на бумаге?
Нет, не нужно.
16. Нужно ли сообщать о замене электронного ключа?
Замена электронного ключа никак не влияет на работу с Личным кабинетом. Главное, чтобы новый сертификат ключа соответствовал правилам работы с Личным кабинетом – содержал адрес электронной почты и СНИЛС в ключе совпадал с СНИЛС в Личном кабинете.
17. Где можно посмотреть перечень удостоверяющих центров для получения электронной подписи?
Список аккредитованных удостоверяющих центров доступен по адресу https://e-trust.gosuslugi.ru/CA .
18. Какие требования предъявляются к электронной подписи для работы в ЛК ФИПС?
Для подачи заявок необходимо, чтобы выполнялись следующие требования:
1. Сертификат электронной подписи должен быть усиленным квалифицированным, выданным аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ).
2. Необходимо настроить цепочку сертификатов до головного УЦ Минкомсвязи. Инструкция по установке – http://vhod-v-lichnyj-kabinet.ru/podacha-zayavki/podacha-zayavki-na-izobretenie-poleznuyu-model/sertificat_esp.pdf.
3. В сертификате обязательно должны быть указаны СНИЛС и электронная почта.
4. СНИЛС в сертификате должен совпадать с СНИЛС в личном кабинете, через который подается заявка.
Требования к электронной подписи для ведения переписки описаны в документе «Технические требования к представлению материалов в электронном виде при ведении переписки с использованием сервиса «Личный кабинет» ( https://vhod-v-lichnyj-kabinet.ru/elektronnye-servisy/tech_treb_lich_kab_20200110.doc).
19. У нас уже есть электронная подпись, полученная в удостоверяющем центре. Она подходит для работы в ЛК ФИПС?
См. ответ на вопрос «Какие требования предъявляются к электронной подписи для работы в ЛК ФИПС?».
Итоги
Электронная подача документов в налоговую производится налогоплательщиками регулярно в виде налоговой и бухгалтерской отчетности. При отправке электронных документов в инспекцию необходимо заверять их электронной подписью и соблюдать законодательно установленные сроки (при представлении документов по запросам контролеров). Специальный бесплатный налоговый сервис позволяет дистанционно подавать документы для регистрации компаний и ИП.