Образец написания официального письма в организацию в 2022 году

Шаг 4. укажите даты авторизации, чтобы указать, когда она вступит в силу

Напишите дату начала и окончания. Пример: «Посредник уполномочен принимать медицинские решения в отношении ребенка нижеподписавшегося, пока он находится в (адресе) с 1 сентября 2022 года по 15 сентября 2022 года».

Основная часть письма

Четко установленной и общепринятой формы для этого документа нет. Каждая организация самостоятельно решает, на какие моменты ей стоит сделать акцент. В основной части всего один обязательный элемент – факт самого приложения быть дилером. Остальные являются важными, но необязательными дополнениями к главной фразе. Доступный для скачивания образец письма о дилерстве в своей основной части содержит:

• Краткий рассказ о деятельности организации. Это должны быть основные данные: открытие, оборот, один-два факта. Ни одно должностное лицо не станет тратить время на ознакомление с детальной деятельностью компании, в сотрудничестве с которой оно не заинтересовано. Но даже если взаимный интерес есть, форма делового письма не предполагает пространных рассуждений, даже если они составлены на языке официального обращения.
• Собственно предложение стать дилером. По желанию – причина, которая подтолкнула сделать такое предложение. Например, ознакомление с деятельностью этой компании.
• Какие действия со стороны адресата должны способствовать положительному исходу дела, в каком формате будут обсуждаться условия и пр.

В завершении письма, в нижней части листа, располагаются дата подписания, должность, ФИО и подпись руководителя организации (либо другого лица, которое имеет на это право). По возможности – печать.

Удачно составленное письмо о дилерстве – яркое начало длительной и плодотворной совместной деятельности.

Шаг 1. сначала вы должны знать цель авторизационного письма

Этот документ дает другому лицу право действовать от вашего имени по конкретным вопросам. Он в основном используется в тех случаях, когда автор не может представлять себя. Вот несколько примеров ситуаций, при которых может потребоваться авторизационное письмо:

• Родитель или опекун может уполномочить детский сад или няню вашего ребенка принимать необходимые медицинские решения в экстренных случаях.
• Желательно написать разрешительное письмо для несовершеннолетнего, путешествующего со взрослым, кроме родителя или опекуна. Документ защитит ребенка от таких ситуаций, как торговля детьми и вопросы опеки.
• Если у вас есть счет в банке, к которому вы больше не можете легко получить доступ, может потребоваться авторизационное письмо, чтобы позволить кому-то другому решать любые проблемы, которые могут возникнуть со счетом или финансовым учреждением.
• Разрешение может разрешить выдачу личных документов, таких как медицинские записи.
• Он также может потребоваться, чтобы уполномочить третье лицо занять ваше место в управлении финансовыми транзакциями изменяющегося характера. Не все финансовые договоренности будут ждать вас – если вы будете недоступны в течение определенного периода, вы можете написать письмо-разрешение и временно уполномочить доверенного коллегу принять решение.

Шаг 3. введите авторизационное письмо на компьютере вместо того, чтобы писать его от руки

Рукописное письмо может быть трудночитаемым, и оно не похоже на профессиональное письмо, написанное на компьютере. Это важный документ, который уполномочивает кого-то занять ваше место по юридическим или финансовым вопросам. Вы должны составить его таким образом, чтобы он мог быть изучен властями.

Авторизационные письма: гарантия надежности в сотрудничестве

В некоторых случаях, например, когда разрешение относится к чрезвычайной ситуации, у вас не будет точных дат. однако укажите определенный временной интервал. пример: «в случае возникновения чрезвычайной ситуации посредник имеет право занять место нижеподписавшегося в течение 30 дней»

Виды писем о лидерстве

Есть два принципиально разных вида писем о дилерстве:

• Письмо как договор сотрудничества. Оно включает в себя предмет договора, статус дилера, описание территории, организации торговли и прочее. То есть, по сути, является соглашением о дилерстве.
• Письмо о дилерстве как предложение. Это часть деловой переписки. Возможно, такой документ рассылается массово для привлечения новых, заинтересованных возможностью сотрудничества компаний.

Первая бумага подразумевает прошедшие переговоры, обсуждение нюансов, возможность внесения корректировки. Да и называть его письмом будет не совсем правильно с юридической точки зрения, поэтому рассмотрим подробнее второй вариант.

Значение дилера

Дилером в официальных кругах называется организация, которая берет у поставщика товар крупным оптом, а продает в розницу или мелким оптом. Некоторые крупные компании для своих дилеров создают специальные комфортные условия. Это могут быть подбор помещений для начала работы, организация транспортировки, рекламные компании и проч.

Суть в том, что дилерство обычно бывает выгодно обеим сторонам, и рассылать письма о дилерстве может любая компания, которая обладает правом заключать соглашения такого типа.

Есть еще дилеры, которые осуществляют торговлю на рынке ценных бумаг, а также раздающие в покере. Но речь совсем не о них.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

• ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
• невежливое обращение;
• искажение или пространное изложение информации.

Как отправить письмо

Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

• для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;
• если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.

Отличия электронной версии

Если письмо отсылается по электронной почте, то номер исходящего документа обычно не указывается. В этом случае при ответе участвующая в переговорах сторона просто указывает дату письма, на которое она отвечает. Но этику деловой переписки необходимо соблюдать и в электронном письме.

Если это не первое письмо о дилерстве, то при составлении необходимо давать ссылку на то письмо (обращение, заявление и пр.), которое было прислано от адресата ранее.

Попросите свидетеля подписать письмо и указать дату или попросите нотариуса заверить его

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2022, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

• используется как продольный, так и угловой бланк;
• требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
• отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
• используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
• применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

• при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
• при ведении бизнеса;
• при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

• коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
• запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
• претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
• гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
• информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
• по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Составные части письма

Оформляемое письмо должно удовлетворять всем требованиям деловой переписки. Вежливо, но настойчиво там должна описываться цель обращения. Хорошие деловые письма обладают мотивирующим эффектом.

Но каждый предприниматель знает: для того чтобы верно составить письмо, нужно знать потребности адресата, его «боль», а также каким образом совершаемое действие (в данном случае — дилерство) может ему помочь в решении его задач и проблем.

Доступный для скачивания выше образец письма о дилерстве содержит вводную и основную части. Вводная содержит следующие четко обозначенные и нерушимые элементы документа:

• Реквизиты компании. Письма лучше всего располагать на фирменном бланке, который содержит наименование и адрес компании-отправителя. Желательно, чтобы после этого был логотип. Это придает организации больший «вес» в глазах получателя.
• Наименование компании, должность и ФИО конкретного должностного лица для точного понимания того, для кого предназначается письмо. Бывает, что в организации, например, несколько Иванов Ивановичей: генеральный директор и дворник. Для того чтобы письмо было прочитано, необходимо соблюдать предельную точность формулировок.
• Обращение по имени и отчеству. Можно прибавить «уважаемый» или другое вежливое обращение. Оно не должно выходить за рамки норм деловой переписки, должно быть уважительным и кратким. Можно ничего не добавлять перед ФИО. Это тоже норма вежливого обращения.
• Номер исходящего письма и дата его подписания. Эти данные необходимы для успешной регистрации бумаги в журналах исходящей документации. Восстановить ход переписки и сослаться на письмо адресату при указании этих данных будет гораздо легче.

Это все – неизменный атрибут уважительной переписки. Кроме того, это необходимо для выстраивания правильной системы документооборота в организации. Ведь очень важно, чтобы письма получал именно тот адресат, для которого они предназначены. Немаловажным фактором является и время получения.

Часть 1 из 4: подготовка к написанию авторизационного письма

Часть 2 из 4: написание заголовка письма

Часть 3 из 4: написание текста письма

Шаг 1. выберите правильный формат

Письмо-разрешение – это официальный документ, и для его написания необходимо соблюдать определенные правила. Классические деловые письма предполагают использование блочного формата. Текст должен быть через один интервал и не должно быть отступов между абзацами. Вместо этого оставьте пустую строку между приветствием и первым абзацем, но также и между средними абзацами.

Шаг 1. напишите приветствие

Используйте соответствующий заголовок, например «Доктор», «Мисс», «Леди» или «Сэр». Не используйте имя. Обратитесь к получателю, написав «Уважаемый» или «Уважаемый».

• Используйте полное имя и титул получателя.
• Если вы не знаете имя человека, с которым будет иметь дело ваш посредник, напишите «Кому в компетенции».

Шаг 1. напишите свое имя и адрес вверху слева

Соблюдайте стандартный формат делового письма. Напишите имя в первой строке, адрес во второй, город, провинцию и почтовый индекс в третьей. Все строки (включая последующие) должны быть через одинарный интервал.

Шаг 2. доверенность должна быть короткой и лаконичной

Более длинные буквы содержат информацию, которая может по-разному интерпретироваться. Короткие письма, которые конкретно описывают проблему, без многословия, обычно вызывают меньше противоречивых интерпретаций.

Шаг 2. ищите публичного свидетеля или нотариуса

Свидетель будет присутствовать при подписании доверенности. Это гарантирует, что подпись не была сделана под принуждением и что на самом деле вы даете разрешение. В некоторых случаях хорошо, если он будет подтвержден нотариусом, профессионалом, имеющим лицензию на удостоверение подлинности юридических документов.

Шаг 2. напишите дату

После того, как вы напишете свое имя и адрес, пропустите строку и напишите текущую дату на следующей. Укажите его полностью (например, 2 февраля 2022 г.). Не сокращайте его.

Шаг 2. определите различные стороны, участвующие в разрешительном письме

Этот документ предполагает участие трех сторон. Первый – это первоначальный правообладатель, например родитель ребенка или владелец банковского счета. Второй – это группа или организация, с которой первая сторона проводит транзакцию, например, финансовое учреждение или больница.

• В письме будут разъяснены права, предоставленные посреднику, который займет ваше место.
• Если вторая часть неизвестна (особенно в случаях, когда предоставлены полномочия на случай возможных чрезвычайных ситуаций), письмо следует просто адресовать «Кому несет ответственность».

Шаг 3. введите имя и адрес получателя

Оставьте пустую строку между датой и информацией о получателе. Запишите их в том же формате, что и ваши данные.

• Помните, что получатель не совпадает с лицом, уполномоченным занять ваше место. Вы даете полномочия третьей стороне (посреднику) действовать от вашего имени, но письмо должно быть адресовано второй стороне (той, с которой будете иметь дело вы и ваш посредник).
• Если вы не знаете вторую часть, вам не нужно вводить какую-либо информацию. Например, если вы разрешите учителю вашего ребенка принимать медицинские решения, если вас невозможно найти, вы вряд ли узнаете, в какую больницу пойдет ваш посредник.

Шаг 3. подпишите письмо

Распечатайте и подпишите синей или черной ручкой. Вы можете написать дату рядом с подписью. Если да, то это должна быть дата, когда вы подписываете документ.

Шаг 3. укажите задачи, которые представитель уполномочен выполнять от вашего имени

Убедитесь, что письмо-разрешение является кратким и точным. Вы должны предоставить конкретную информацию о разрешении, которое вы предоставляете. Например, ваш представитель может разрешить медицинскую процедуру, подписать юридические документы в ваше отсутствие или вывести средства из вашего банка. Вот как вы можете начать писать письмо:

• «Нижеподписавшийся (ваше полное имя) уполномочивает (полное имя посредника) доставить (название организации, которая получит документы) следующую медицинскую информацию, извлеченную из вашей медицинской карты: (список информации)».
• Укажите очень конкретные детали для целей авторизации. Если письмо предназначено для медицинской информации, введите номер своей карты здоровья. Если вам нужна помощь по юридическому вопросу, укажите номер дела. В случае финансовых ситуаций включите соответствующую информацию об учетной записи.

Шаг 4. отдайте оригинал брокеру

В большинстве случаев он должен храниться у посредника, чтобы иметь необходимую документацию, подтверждающую предоставленное ему разрешение. Например, если вы собираетесь с ребенком за границу, возможно, вам придется предъявить его на паспортном контроле.

Шаг 5. сохраните копию письма

Обязательно подайте его: если возникнут проблемы с авторизацией, предоставленной посреднику, она вам понадобится.

Шаг 5. укажите причину авторизации

Объясните, почему вам нужен представитель, который займет ваше место. Например, вы можете сказать, что он уполномочен вмешиваться, потому что вы больны, находитесь вне города или вас не отслеживают в течение определенных промежутков времени.

Шаг 6. укажите ограничения авторизации

Вам также необходимо указать проблемы, для которых вы не даете разрешения. Например, вы можете объяснить, что у брокера нет разрешения на использование вашей медицинской карты по причинам, отличным от указанных в письме, или что он не может принимать за вас определенные финансовые решения без предварительного письменного согласия.

Шаг 7. завершите письмо

Используйте заключительную формулу, например «С уважением». Оставьте четыре пустые строки, где вы подпишете от руки, а затем напишите свое полное имя на компьютере.

Этот человек должен быть внешним, поэтому он не должен совпадать ни с одной из трех заинтересованных сторон

Часть 4 из 4: заключение письма