Корпоративное бюджетирование | 1С:ERP. Управление холдингом

А если бюджетирование уже было автоматизировано?

Конечно, на многих производственных предприятиях система бюджетирования не только существует, но и автоматизирована в той или иной степени. К примеру, в решении 1С:УПП подсистема бюджетирования тоже есть, но по своим возможностям, пользовательскому функционалу, гибкости настроек и удобству она уступает таковой в 1С:ERP.

Приведем только один пример.

В 1С:УПП для сбора фактических данных создается отдельный документ – Источники данных, соответственно необходимо создавать правила, что не всегда является тривиальной задачей для пользователя. В 1С:ERP фактические данные берутся на лету. То, что на сегодняшний день есть в программе, то мы можем получить.

Для каждой статьи в 1С:ERP уже созданы правила получения фактических данных, где можно изначально выбрать, откуда мы их будем получать: из оперативного учета (из каких документов), из регламентированного учета, из международного учета (если на предприятии внедряется или ведется МСФО), либо указав произвольные данные в качестве источника.

В правилах получения фактических данных можно также указать, из каких реквизитов документов необходимо брать аналитику.

Весь этот функционал «заточен» под пользователя. Если экономисты осваивают подсистему бюджетирования в 1С:ERP и правила работы с ней, они могут самостоятельно настраивать и отчеты, и описанные правила.

В данной статье мы постарались вкратце описать суть бюджетирования, его задачи, преимущества автоматизации и то, как к ней необходимо переходить. Если у вас остались вопросы, пожалуйста, обращайтесь. Эксперты компании «КомЛайн» обязательно на них ответят.

Более подробно о том, как некоторые функции и задачи бюджетирования реализуются в 1С:ERP, мы расскажем в одной из наших следующих статей.

Автоматизация бизнеса на платформе 1с:предприятие 8

Бюджетирование инвестиционных проектов

По данным бюджетов проектов автоматически рассчитываются их ключевые показатели эффективности (NPV, IRR, срок окупаемости, индекс прибыльности). В целях автоматизации преди нвестиционной фазы система позволяет определить критерии сравнения альтернативных проектов, провести их экспертную оценку, включить в инвестиционную программу действительно оптимальный портфель проектов.

Анализ проектов

Гибкий и понятный конструктор бюджетов

Программа позволяет работать с бюджетными моделями любой сложности, показатели бюджетов могут быть связаны простыми формулами или рассчитываться по сложным алгоритмам. Встроенный конструктор бюджетной модели представляет из себя табличный редактор структуры данных. Правила расчета задаются с помощью формул, аналогично тому, как это делается в распространенных электронных таблицах.

В качестве аналитик показателей бюджетов в дополнение к ключевым измерениям (период, сценарий, валюта, ЦФО, проект) можно использовать 6 дополнительных аналитик, связанных со справочниками системы. Благодаря функции реструктуризации, при изменении аналитик бюджетной модели «1С:ERP.

Движения денежных средств

По ВГО (Рис. 20)
рис.20 
Без учета ВГО (Рис. 21)
рис.21 

Для чего нужно бюджетирование

Бюджетирование – это процесс составления планов финансово-экономических показателей деятельности предприятия (в целом и различных его подразделений) в заданных временных интервалах и контроля за их исполнением. На основе разницы между планируемыми показателями и фактическими принимаются управленческие решения.

В данном случае планы – это бюджеты, их совокупность – бюджетная модель, а процесс их составления и исполнения – бюджетный процесс, описываемый регламентом.

Главная цель бюджетирования – сделать работу предприятия предсказуемой и управляемой.

Задачами бюджетирования на предприятии являются:

• планирование важнейших аспектов деятельности предприятия на ограниченный временной интервал (в рамках данной задачи составляются планы показателей по каждому направлению работы; кроме финансовых, так называемых мастер-бюджетов – БДР (бюджета доходов и расходов), БДДС (бюджета движения денежных средств), прогнозного баланса (ББЛ), предприятия могут разрабатывать операционные бюджеты, которые подразделяются на функциональные, инвестиционные и бюджеты центров финансовой ответственности (ЦФО));

• обеспечение сбалансированности показателей и взаимосвязанности бюджетов (благодаря этому достигается согласованность работы подразделений предприятия)

• текущий мониторинг деятельности предприятия по системе «план-факт» (контроль реализации бюджетов, при этом расхождения между запланированными и фактическими показателями показывают, что в организации необходимо изменить и оптимизировать);

• делегирование полномочий и распределение ответственности за результаты финансово-экономической деятельности (для этого на предприятии выделяются ЦФО, которые несут ответственность за исполнение бюджетов);

• принятие управленческих решений на этапах анализа отклонений.

Внедрение системы бюджетирования на предприятии позволяет строить прогнозы по финансово-экономическим показателям, моделировать сценарии событий, влияющих на эти показатели, и заранее готовить ответные действия. Другими словами, предприятие получает возможность гибче реагировать на изменения во внешней и внутренней среде. А это дополнительная возможность максимизации прибыли.

Единый интерфейс для ввода, согласования и анализа бюджетов

Интерфейс, с которым работает пользователь при планировании бюджетов в «1С:ERP. Управление холдингом» схож с интерфейсом электронных таблиц. Он также представляет собой таблицу с возможностью редактирования значений в ячейках, в ней поддерживаются функции копирования и вставки диапазона ячеек, копирования значений по строке или по столбцу.

Дополнительные возможности:

• планирование от достигнутого: вводом в режиме сравнения, копированием бюджетов или с помощью формул;
• обратное распределение: можно вводить итоговые суммы и распределять их по детальным аналитикам; 
• распределение по профилю сценария — для планирования бюджетов, подверженных сезонным колебаниям;
• планирование «от пустографки» — заполнением готового бланка с предопределенными аналитиками;
• планирование валютных статей с автоматическим пересчетом в основную валюту по плановым курсам;
• ввод плановых данных можно сочетать с план-фактным или сравнительным факторным анализом, что позволяет использовать отклонения и их причины в прошлых периодах в текущей бюджетной компании;
• моделирование «Что если?» позволяет рассмотреть различные варианты развития событий и оценить последствия управленческих решений.

Сводная таблица в «1С:ERP. Управление холдингом» — это удобный инструмент, который используется как для ввода, так и для анализа данных. Без изменения настроек бюджетной модели пользователь «на лету» может управлять составом показателей и аналитик. Здесь же, в настройках структуры сводной таблицы, пользователь может добавлять данные по другим ЦФО, периодам или сценариям, чтобы планировать свой бюджет, опираясь на информацию из соседних информационных срезов.

Инструмент «сводная таблица»

Продуктивные коммуникации участников бюджетного процесса

«1С:ERP. Управление холдингом» помогает участникам бюджетного процесса упорядочить обсуждения и принятие решений не покидая сводной таблицы. Подсистема согласований и оповещений предоставляет следующие возможности:

• визирование и комментирование бюджетов или отдельных показателей;
• возможность привлечения к согласованию дополнительных пользователей, не указанных в маршруте согласования;
• назначение заместителей для участников процесса согласования;
• рассылка задач согласования по электронной почте;
• возможность согласовать или отклонить бюджет, не входя в программу, а просто ответив на письмо-уведомление.

Маршрут согласования настраивается без программирования, даже для ситуаций с условными переходами, последовательным и параллельным участием множества сотрудников. Ролевая адресация позволяет использовать один и тот же маршрут для нескольких организационных единиц.

Схема процесса подготовки отчетности

Импорт файлов консолидационных пакетов

Для комфортного использования разных источников данных в «1С:ERP. Управление холдингом» реализованы два вида загрузки данных в бюджеты.

Из файлов MS Excel (импорт через бланки Экземпляров отчетов):

• Макет готовится в 1С:ERP. Управление холдингом
• Импорт аналитик производится по полям синхронизации
• Поддерживается пакетный импорт

Бесшовная интеграция из любых внешних и текущей баз «1С»

• Используется Web-сервис
• Описание структуры метаданных внешних баз
• Синхронизация (мэппинг) справочников и перечислений
• Drill –down до первичных документов
• Верификация метаданных

Бюджеты ЦФО можно не только вводить в сводную таблицу, но импортировать из файлов MS Excel, автоматически проверять их на соответствие формату, полноту заполнения и отсутствие ошибок. Для удобства сотрудников бизнес-единиц можно использовать специализированный клиент «1С:ERP. Управления холдингом» для MS Excel.

Исключение внутригрупповых оборотов

Специалистами АО КГ «Инспро» были настроены статьи бюджетов и показатели бюджетов с исключением ВГО при оказании услуг между собственными Контрагентами, настроены схема получения фактических данных (рис. 13-14) и отборы (рис. 15). 

рис.13 


рис.15 

Для работы данного механизма используется Дополнительный реквизит, настроенный к справочнику Партнеры. Необходимо, чтобы в карточке Партнера был установлен отличительный признак ВГО (рис. 16).

рис.16 

Использование доп. реквизита для отбора в статье (Рис.17):

рис.17 

Результирующий отчет, демонстрирующий настройку статей и показателей бюджетов с исключением ВГО представлен на рис. 18 и 19.

рис.18 

Использование дополнительных реквизитов

Для того, чтобы упростить настройку отчета можно применить дополнительные реквизиты, которые дадут возможность установить соответствие данных бухгалтерского и управленческого учета.

Например:

• использование дополнительных реквизитов для переименования статей доходов и расходов, статей Денежных средств (ДС).

В новых редакциях программ 1С была существенно усовершенствована подсистема дополнительных реквизитов «Дополнительные реквизиты и сведения». Данная подсистема позволяет пользователю самому добавлять реквизиты и сведения к объектам программы, не прибегая к помощи программиста (рис 5).
рис.5

Специалистами КГ «Инспро» (г. Москва) было реализовано решение, которое позволило использовать дополнительные реквизиты для переименования статей доходов и расходов в БДР и БДДС. Пример реализации (рис. 6)    

рис.6

рис.7

  Также возможно настроить отражение дополнительных реквизитов в справочнике прочие расходы (рис.8): 

  рис.8

Использование нефинансовых показателей для различных задач

Нефинансовый показатель позволяет транслировать в систему бюджетирования такие показатели, как цены, процентные ставки, площади, а также дает возможность задать сезонные колебания продаж. Специалистами АО КГ «Инспро» реализован пример использования нефинансовых показателей для фиксации размера сдаваемых в аренду помещений. На рисунках 22,23, 24 показан пример процесса ввода значений нефинансовых показателей в 1С

рис.22 

Для получения плановых данных в днях используются планы продаж (рис. 25-27), а фактические данные из реализаций.

рис.25 

В результате расчета суммового плана продаж, который предполагает перемножение количественного плана продаж в днях на значения площади из нефинансового показателя, получаем результат (рис. 28). 

рис.28 

Как автоматизировать систему бюджетирования в 1с:erp?

1С:ERP позволяет автоматизировать бюджетирование как на тех предприятиях, где оно уже организовано (например, в Excel), так и там, где его нет.

В первом случае бюджетные процесс и модель формально уже описаны (в таблицах), ясно, что и в каких объемах нужно автоматизировать. Существующую модель необходимо перенести в систему. Во втором случае, бюджетная модель закладывается в самой системе, исходя из потребностей и задач предприятия.

Курсовая разница: доход – расход сальдо

Нередко возникают требования клиентов вывести сальдо по курсовым разницам в одну строку бюджета. Возможности программы позволяют получить разницу в одной строке. Основным результатом специалистов АО КГ «Инспро» является созданная статья бюджета, в которой одновременно учтены и отрицательные, и положительные курсовые разницы.

рис.31 


рис.33 

рис.34 

рис.35 

Для отражения начальных и конечных остатков по периоду используются бюджетные показатели и устанавливается их связь с бюджетными статьями.

рис.36 

Многомерный анализ данных

Система обладает комплексом аналитических инструментов, обеспечивающих многослойный анализ от общей картины к деталям. Сводная таблица в «1С:ERP. Управлении холдингом» является не только полноценным инструментом ввода и редактирования данных, но и позволяет анализировать бюджеты в различных ракурсах.

Аналитическая панель — ввод и анализ данных в одном интерфейсе

Наглядная организационно-финансовая структура

Система может применяться как в группах компаний, так и в монопредприятиях. Организационная структура центров финансовой ответственности может включать юридические лица или подразделения. Для активно развивающихся холдингов реализованы инструменты гибкого управления составом группы, позволяющие учитывать различные сценарии приобретения или выбытия компаний.

Графическое отображение структуры группы при консолидации отчетов и бюджетов

Настройка динамических списков

Динамический список — это интерфейсный объект встроенного языка, который используется для отображения различных списков объектов базы данных или необъектных данных — записей регистров.

Например, динамический список используется для отображения списка документов продажи товара (рис. 9)
рис.9 

Динамический список для целей бюджетирования формируется исходя из количества данных внесенных в систему за соответствующий период, чем больше данных, тем объемнее будет список. Используя возможности динамических списков, нашими специалистами получен следующий результат:

При добавлении новых статей бюджетов, их группировок не приходится полностью перенастраивать отчеты БДР и БДДС, так как информация автоматически подгружается из источников данных по соответствующим отборам. (рис.10)

pис. 10 

Далее в бюджете идет настройка структуры с помощью аналитик. (Рис. 11, 12)

рис.11

рис.12 

Непосредственный импорт информации из внешних информационных систем

С помощью «1С:ERP. Управления холдингом» фактические или плановые данные можно импортировать сразу из внешних информационных систем. Это позволяет исключить обмен файлами, уменьшив риск ошибок и модификации информации, а также снизив трудоемкость операций импорта.

Настройка расчета показателей по данным внешних информационных систем практически не отличается от настройки получения данных, хранящихся внутри «1С:ERP. Управления холдингом» — для этого применяются такие же Excel-подобные формулы. Важным преимуществом программы является то, что при импорте данных из учетных систем на платформе «1С:

Переход от табличных форм

Если у нас есть некоторая бюджетная модель в Excel, необходимо проанализировать, сможем ли мы ее перенести в неизменном виде в 1С:ERP и автоматизировать. Дело в том, что при переносе ее «как есть» существует вероятность того, что на выходе возникнет нестыковка с фактическими данными.

Проанализировав, мы определяемся, как бюджетная модель будет перенесена, в каких частях модифицирована в соответствии с возможностями программы, и переносим ее, не меняя существенно методологию.

Перенос существующей системы бюджетирования в ERP необходимо проводить поэтапно, разделяя бюджетный процесс на подпроцессы: отдельно планирование продаж, производство, закупки, расчет себестоимости, отдельно – планирование движения денежных средств. Если это была одна форма, один лист в Excel, в котором был весь расчет, то в 1С:ERP чаще всего ему будут соответствовать одна или несколько форм для ввода данных и для анализа введенных данных.

Позже, когда модель внедрена, когда мы получаем то, что у нас было, но автоматизированное, с дополнительными функциями, с учетом, с выдачей отчетов в режиме реального времени, тогда стоит задуматься о том, чем расширять функционал, где дорабатывать, и какие еще возможности ERP использовать.

Планирование, бюджетирование и контроль в 1с:erp

Пример получения плановых данных по статье бюджета из фактических данных другой статьи бюджета

Уникальность данного решения: План продаж 2-ух типов (Согласованный/Несогласованный), при этом несогласованные цифры со временем становятся согласованными. Необходимо было реализовать возможность корректировки планов и автоматическое их заполнение. Для корректировки планов было использовано скользящее планирование (рис. 29), для автоматического заполнения – фактические данные другой  статьи.

рис. 29 

Разработка планов, в которых используются разные валюты

Для составления бюджетов возможно использование различных валют. Это может быть полезно также в случае, если затраты по закупке товаров за границей были понесены в различных валютах. Для этого в отчете можно задать значения курса валюты и ставки НДС, как показано на рисунке 30.

рис.30 

Управление бюджетным процессом

Процесс обработки бюджетов сотен центров ответственности, составляющих десятки бюджетов, состоящих в свою очередь из десятков тысяч показателей можно организовать в «1С:ERP. Управлении холдингом» в виде наглядной последовательности этапов с возможностью их пакетной обработки и использования других сервисов, сокращающих сроки бюджетной кампании и трудозатраты участников бюджетного процесса.

Схема процесса подготовки отчетности